Fachschaftsfinanzen

Allgemeines

Hier findet ihr grundsätzliche Informationen zum Umgang mit Geld der Studierendenschaft sowie die Verteilung der Mittel.

  • Finanzverantwortliche_r werden
  • Studentische Gelder
  • Woher kommen die Gelder und wie werden sie verteilt?

Fristen

Hier findet ihr alle wichtigen Fristen und Termine.

  • Raten
  • Projektmittel
  • Jahresabrechnung- Raten

Geld einnehmen und ausgeben

Hier findet ihr Hinweise, wie ihr als Fachschaftsrat Geld einnehmen und ausgeben könnt.

  • Raten
  • Sponsoren
  • Hilfsfonds Fachschaften
  • Eintrittsgelder
  • FSR Shop
  • Überweisungen
  • Auslagenerstattungen
  • Spenden / Spendenbescheinigungen

Dokumente

Leeren von Spendenboxen

  • Aufstellung ist im Vorfeld beim Finanzreferenten anzuzeigen 
  • Zeitraum der Aufstellung ist festzulegen
  • Gewährleistung einer sicheren Verankerung des Spendenbehälters vor Ort
  • Leerungsrhythmus ist festzulegen
  • Personenkreis, der die Leerung durchführen darf, ist festzulegen
  • Vorgehen beim Leeren --> zwingend: 4-Augen-Prinzip! > Öffnen > Zählen
  •  > Aufschreiben > Unterschreiben 
  • Belehrung im Umgang mit Bargeld durch die Finanzer_innen
     

Projekte

Hier findet ihr Hinweise zur Abrechnung sowie häufig gemachte Fehler

  • Projekte eines FSR (z.B. BuFaTas, Weihnachtsfeier, Ersti-Fahrt, Auftaktpartys)
  • Projekte mehrerer FSRä (z.B. Fakultätsfeste, Sommerfeste, Ersti-Fahrt, Auftaktpartys)
  • Projekte mit Förderung aus dem Hilfsfonds Fachschaften (alle Projekte)
  • Projekte mit Sponsoren (z.B. Feiern, Bälle)
  • Projekte von Studierenden mit Förderung durch den FSR (z.B. Theaterprojekte, Konzerte, Ausstellungen....)

Reisen

Hier findet ihr Hinweise, welchen Reisen wie vom Fachschaftsrat übernommen werden können.

  • Abrechnung der Reisekosten
  • Drittelregelung
  • Spreisen und Getränke

Jahresabrechnung

Hier findet ihr Hinweise und häufige Fehler zur Jahresabrechnung

  • Allgemeines und Sortierung
  • einfache Buchhführung
  • Inhalt
  • Inventarisierung
  • Checkliste

FAQ

Hier findet ihr häufig gestellte Fragen der FSR. Mit den Tasten Strg + F könnt ihr nach Stichworten suchen.

Können wir auch auf Online-Banking umschalten?
Theoretisch ist das möglich. Der Sinn, dass ihr immer zu zweit auf einem Überweisungsträger unterschreibt, liegt vor allem darin, dass beide noch einmal die Ausgabe kontrollieren sollten. Das geht beim Online-Banking nicht. Außerdem fehlt beim Online-Banking das Pendant zum unterschriebenen Überweisungsträger, der in eure Abrechnung gehört. Das macht den Nachweis der Ausgaben schwieriger.

Wie sollen die Belege geordnet werden?
Am besten ordnet ihr die Belege eurer Jahresabrechnung projektbezogen und nummeriert auch so. Zum Beispiel: Projekt 1 ist eine Ersti-Fahrt. Dann bekommen alle zugehörigen Belege die Nummer 1 und ihr hängt noch eine Übersicht daran, welche Buchungsnummern zum Projekt gehören. Diese müssen chronologisch geführt werden. Ihr habt dann zum Beispiel als 2. Buchung auf dem Kontoauszug die Einzahlung der Teilnahmegebühren und als 8. Buchung und die Herberge. Dann gehören zum Projekt 1 die Buchungsnummern 2 und 8.

Muss wirklich das ganze Beschlussprotokoll in die Jahresabrechnung
Auf jeden Fall müssen die Finanzausgaben in ausgedruckter Form in der Jahresanbrechnung abgeheftet werden.

Kann man auch einen FSR-Haushaltsplan beschließen?
Ja, kann man. Ein Haushaltsplan hat den Vorteil, dass man für wiederholte Ausgaben einen "Topf" einrichten kann, zum Beispiel "Erstifahrt" und "Weihnachtsfeier" sowie "Bürobedarf". Ein Hauhhaltsplan funktioniert im Grunde genau, wie beim StuRa. Schaut euch den am besten mal an.

Wie erstelle ich Projektabrechnungen?
Hinweise dazu findet ihr unter Projekte.

Wie nummeriere ich Belege richtig?
Kontoauszüge werden chronologisch nummeriert, Belege projektbezogen. Zum Beispiel: Projekt 1 ist eine Ersti-Fahrt. Dann bekommen alle zugehörigen Belege die Nummer 1 und ihr hängt noch eine Übersicht daran, welche Buchungsnummern zum Projekt gehören. Diese müssen chronologisch geführt werden. Ihr habt dann zum Beispiel als 2. Buchung auf dem Kontoauszug die Einzahlung der Teilnahmegebühren und als 8. Buchung und die Herberge. Dann gehören zum Projekt 1 die Buchungsnummern 2 und 8.

Worauf muss ich bei Verträgen achten?
Am besten benutzt ihr die Vorlagen oben rechts auf dieser Seite.

Wie viel kann ich für gewisse Dinge ausgeben?
Es gibt keine Begrenzung, wie viel Geld ihr für eine Herberge oder einen DJ beschließen dürft. Denk daran, dass es angemessen und im Sinne eurer Studierenden ist.

Auf was muss ich bei der Planung von Veranstaltungen achten?
Hinweise dazu findet ihr unter Projekte.

Wann kann ich überweisen?
Hinweise dazu findet ihr unter Geld einnehmen und ausgeben.

Darf ich Kommentare auf Belege schreiben?
Gestaltet eure Abrechnungen nachvollziehbar. Ihr dürf auch auf Belege Hinweise schreiben, zum Beispiel auf Kassenbons, um den Pfand herauszurechnen etc.

Wie kann der FSR ein Projekt von Studierenden unterstützen?
Hinweise dazu findet ihr unter Projekte.

Für was kann ich Geld aus dem Hilfsfonds Fachschaften beantragen?
Für alle Projekte und Fahrten, die ein FSR plant.

Wann sollte ich mit der Erstellung der Jahresabrechnungen beginnen?
Die Jahresabrechnung sollte immer direkt nach einem Projekt vervollständigt werden. Fangt auf keinen Fall erst am Jahresende damit an.

Muss jeder Cent vom FSR beschlossen werden?
Ja, sogar eine Briefmarke muss vom FSR beschlossen werden. Sinnvoll ist es daher, am Jahresanfang zum Beispiel eine gewisse Summe für Büromaterial zu beschließen. Wichtig ist nur, dass im Auge behalten werden muss, wann diese Summe aufgebraucht ist.

Ist eine Befreiung von der Beherbergungssteuer in Dresden möglich?
Ja, sofern ihr eine Fortbildung (Erstifahrt, Workshops etc.) in Dresden ausrichtet oder besucht und dies qua Auftrag eures FSR unternhemt könnt ihr euch mit folgenden Formblat befreien lassen. Die Bestätigung ist im FSR Postfach im StuRa Büro abzuholen.