Referatsfinanzen

Allgemeines

Liebe Referent_innen, ihr hantiert hier mit studentischen Geldern! Jede_r Studierende zahlt pro Semester 8 Euro an den StuRa, wovon jedes Referat Gelder zugewiesen bekommen. Bevor ihr eine Ausgabe tätigt, überlegt euch bitte, ob diese im Sinne eurer Studierenden ist.

Geld einnehmen

Für Veranstaltungen kann jedes Referat Eintrittsgelder nehmen. Dazu muss ein Antrag auf Handkasse gestellt werden. Diese ist als Geldannahmestelle für einen bestimmten Zweck gedacht. Aus der Handkasse können aber keine Ausgaben getätigt werden.  Zusätzlich müssen die Einnahmen nachgewiesen werden (z.B. Nummerierung der Eintrittskarten, Teilnehmer_innen-Liste, Strichliste...).Die Handkasse darf ein Limit von 250 Euro am Tagesende nicht überschreiten. Ist der Bargeldbestand höher, muss dringend die Abgabe in der Buchhaltung vorgenommen werden. Eine einmalige Handkasse ist projektbezogen und kann auch über mehrere Tage genehmigt werden (z.B. mehrtätige Veranstaltung).

Gelder aus den Töpfen nehmen

Wenn ihr Gelder aus euren Referatstopfen ausgeben wollt, geschieht der Vorgang in vier Schritten:

1. Vorbereitung: Die Vorbereitung beschränkt sich im Wesentlich auf die Angebotssuche, Vertragsgespräche o.ä.

Besonderheiten bei Anschaffungen mit einem Nettowert von über 500 Euro: In diesem Fall werden drei Angebote benötigt. Dafür werden mind. drei gleiche Anfragen an unterschiedliche! Anbieter verschickt. Dies geschieht so rechtzeitig, dass die Anbieter auch eine Chance haben ihr Angebot abzuliefern. Wenn die Angebote vorliegen, wird eine Entscheidung getroffen. Hierbei spielt der Preis eine große Rolle, es können jedoch auch Kriterien wie: schnellere Lieferung (die benötigt wird), gute Zusammenarbeit in Vergangenheit o.ä. gelten. Angebotsvergleich, Entscheidungen + Begründung wird in einem Vergabevermerk festgehalten.

2. Vertragsschluss: Bevor ein Vertrag geschlossen werden kann, muss mit der Finanzreferentin Rücksprache gehalten werden. Es wird eine Angebotsbestätigung (siehe Downloads) verfasst, die vom Referat und von der Finanzreferentin unterschrieben werden muss.

Grundsätzlich muss für jede Ausgabe ein schriftlicher Vertrag geschlossen werden, es sei denn es ist nach allgemeiner Verkehrsauffassung üblich, mündliche Verabredungen zu treffen. (Stichwort Nachweispflicht)

3. Rechnungslegung: Grundsätzlich muss für jede Zahlung eine Rechnung vorliegen. Ihr müsst euch also immer eine Rechnung ausstellen lassen.

4. Zahlung: Wenn alle zahlungsbegründenden Unterlagen vorliegen kann die Zahlung vorgenommen werden. Dazu gebt ihr

  • die Angebotsanfrage
  • das Angebot
  • evl die Vergleichsangebote sowie einen Vergabevermerk
  • die Angebotsbestätigung
  • und die Rechnung

in der Buchhaltung bei Heike ab.

 

Ein Sonderfall, um Gelder aus den Töpfen zu nehmen ist die Auslagenrückerstattung. Falls es notwenidig ist, dass ihr kleinere Ausgaben bar bezahlen müsst, könnt ihr diese erst einmal privat auslegen. Danach gebt ihr das Formular auf Auslagenrückerstattung in der Buchhaltung ab und bekommt das Geld überwiesen.

Unbedingt zu beachten: 

  • Kosten für Pfand und Tragetaschen können nicht übernommen werden
  • Zahlungsbelege bei denen Rabattsysteme genutzt werden können nicht abgerechnet werden 
  • die Belege sind im Original beizufügen
  • Thermo-Papierbelege sind zu dem als extra Kopie beizufügen

An diesen Antrag sollen dann alle Belege gehangen werden, wie Bestellung, Rechnung und der Nachweis der Bezahlung (z. B. Kassenbon oder Kontoauszug).

Projekte durchführen und fördern

Wenn ihr als Referat ein Projekt durchführt, stellt bitte einen Finanzplan auf, den ihr mit der Finanzreferentin besprecht.

Projekte mit Sponsoren
Zusätzlich sollte hier im Projektplan noch deutlichen gemacht werden, welche Sponsoren es gibt. Mit jedem einzelnen Sponsor muss ein Kooperationsvertrag geschlossen werden. Im Anschluss schreibt ihr eine Rechnung an den Sponsor und bekommt das Geld überwiesen.

 

Projekte von Studierenden

Studierende können für ihre Projekte eine Förderung beim Referat beantragen. Dafür gelten die gleichen Regelungen wie für die Referate selbst.

1. Die_der Studierende sollte das Projekt vorstellen.  Die ungefähren Zahlen (Ausgaben und Einnahmen zum Projekt) sollten dann bereits feststehen. Das Referat kann eine Zweckbindung beschließen, z.B. dass ein bestimmter Teil getragen wird (am besten machen sich hier Druckkosten/ Mieten).

2. Das Referat muss mit der_dem Studierenden einen Kooperationsvertrag schließen.

3. Die_der Studierende muss das Projekt spätestens drei Monate nach der Durchführung beim Referat abrechnen. Vorzulegen sind im Original:

  • die Übersicht über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben
  • alle Vereinbarungen zu Ausgaben und Einnahmen
  • alle Rechnungen und Belege
  • die Nachweise, dass die Ausgaben tatsächlich getätigt wurden
  • eine Rechnung über die vereinbarte Summe von der_vom Studierenden

Wurde eine Zweckbindung geschlossen, müssen nur die Vereinbarungen/ Rechnungen/ Nachweise zum bestimmten Zweck eingereicht werden.

4. Das Referat reicht die vollständigen Unterlagen in der Buchhaltung ein.

5. Zusätzlich kann der_die Studierdende noch einen Antrag beim Haushaltsausschuss stellen.

Reisen

Jede_r Referent_in kann zu referatsbezogenen Veranstaltungen (Kurse/ Weiterbildungen/ Sitzungen etc.) fahren und bekommt Fahrtkosten + Teilnahmebeitrag und evl. Unterkunft bezahlt. Es muss im Vorfeld der Fahrt ein Reisekostenantrag beim Finanzreferat gestellt werden. Im Nachgang wird der genehmigte Antrag, die Reisekostenabrechnung und alle Belege im Original in der Buchhaltung eingereicht.

Erstattungsfähig sind gemäß § 34 FinO

  • Kosten der Nutzung von Öffentlichen Verkehrsmitteln (Bus, Bahn) bei Nutzung der günstigsten benutzbaren Fahrkarte
    • innerhalb Sachsens ist grundsätzlich der Nahverkehr (S-Bahn, RE, IRE, RB) zu nutzen, es sei denn es gibt triftige terminliche Gründe, die entsprechend begründet und soweit möglich belegt werden müssen
    • werden die Grenzen des Freistaates verlassen oder liegt ein triftiger terminlicher Grund vor, so ist die Nutzung des Fernverkehrs (IC, ICE, EC etc.) möglich
    • es wird in der Regel nur die 2. Wagenklasse erstattet, es sei denn der Preis der 1. Wagenklasse liegt durch Sparangebote o.ä. darunter
    • es sind alle Sparangebote oder persönlichen Ermäßigungsberechtigungen zu nutzen, wie z.B. Sparpreis 50 oder Bahncard etc.
    • sollte das Fahrtaufkommen für den Fachschaftsrat oder andere studentische Gremien so hoch sein, dass die Ersparnis durch eine Bahncard deren Anschaffungspreis deckt, so können auf gesonderten Antrag die Anschaffungskosten der Bahncard erstattet werden.
  • Fahrten mit dem privaten PKW werden unter folgenden Voraussetzungen in der jeweils beschriebenen Höhe erstattet:
    • für die Nutzung des PKW wird die zu fahrende Wegstrecke in Kilometern angesetzt
    • anschließend wird die Zahl der km mit der Kilometerpauschale multipliziert, die sich nach der Anzahl der Mitfahrenden richtet
      • 1 Person = 0,11 €
      • 2 Personen = 0,13 €
      • mehr als 2 Personen = 0,16 €
    • der darausresultierende Betrag wird aus ökologischen Erwägungen aber nur zu 55 % erstattet
    • für eine beispielhafte Fahrt von 2 Personen von Leipzig nach Berlin (Hin- und Rück je ca 150 km) würde das folgende Rechnung ergeben
      • 150 km x 2 (Hin- und Rück) = 300 km
      • 300 km x 0,13 € (da 2 Personen) = 39 €
      • 39 € x 0,55 (da nur 55 Prozent erstattet werden) = 21,45 €
      • Erstattet werden für diese Fahrt also 21,45 €
  • Fahrten mit Mietwagen werden in voller Höhe erstattet, wenn der Grund der Nutzung erkennen lässt, dass dies notwendig ist.

Speisen und Getränke

Speisen und Getränke können in der Regel nicht von Mitteln der Studierendenschaft übernommen werden.

Werden bei einer Veranstaltung Speisen und Getränke angeboten, sollten diese gegenfinanziert werden. Dies kann durch einen Verkauf, eine Spendenkasse (Handkasse nicht vergessen!) oder durch die Finanzierung Dritter geschehen. Wichtig, gerade beim Verkauf und der Spendenkasse: Alkoholische Getränke müssen gegenfinanziert sein.

Mögliche Ausnahmen sind die finanzierung von Wasser für eine Sportveranstaltung oder Tee für eine Sitzung. Primitive Getränke (Tee oder Wasser), mit geringen Kosten (kein teures Mineralwasser und kein Luxus-Tee) zu gegebenen Anlässen! Außerdem ist es im Geschäftsverkehr ab und an üblich Speisen und Getränke zu stellen. So kann der gelegentlichen Forderung der Bewirtung von Künstler_innen statt gegeben werden.

Ebenfalls zu beachten ist, dass Pfand nicht als Ausgabe zählt. Somit haftet im Verlustfall von Flaschen/Dosen nicht der FSR, sondern Privatpersonen die dafür Verantwortlich sind.