Referatsgelder

Geld einnehmen

Für Veranstaltungen kann jedes Referat Eintrittsgelder nehmen. Dazu muss ein Antrag auf Handkasse gestellt werden. Diese ist als Geldannahmestelle für einen bestimmten Zweck gedacht. Aus der Handkasse können aber keine Ausgaben getätigt werden. Zusätzlich müssen die Einnahmen nachgewiesen werden (z.B. Nummerierung der Eintrittskarten, Teilnehmer_innen-Liste, Strichliste…).Die Handkasse darf ein Limit von 250 Euro am Tagesende nicht überschreiten. Ist der Bargeldbestand höher, muss dringend die Abgabe in der Buchhaltung vorgenommen werden. Eine einmalige Handkasse ist projektbezogen und kann auch über mehrere Tage genehmigt werden (z.B. mehrtätige Veranstaltung).

Gelder aus den Töpfen nehmen

Wenn ihr Gelder aus euren Referatstopfen ausgeben wollt, geschieht der Vorgang in vier Schritten:

1. Vorbereitung: Die Vorbereitung beschränkt sich im Wesentlich auf die Angebotssuche, Vertragsgespräche o.ä.

Besonderheiten bei Anschaffungen mit einem Nettowert von über 500 Euro: In diesem Fall werden drei Angebote benötigt. Dafür werden mind. drei gleiche Anfragen an unterschiedliche! Anbieter verschickt. Dies geschieht so rechtzeitig, dass die Anbieter auch eine Chance haben ihr Angebot abzuliefern. Wenn die Angebote vorliegen, wird eine Entscheidung getroffen. Hierbei spielt der Preis eine große Rolle, es können jedoch auch Kriterien wie: schnellere Lieferung (die benötigt wird), gute Zusammenarbeit in Vergangenheit o.ä. gelten. Angebotsvergleich, Entscheidungen + Begründung wird in einem Vergabevermerk festgehalten.

2. Vertragsschluss: Bevor ein Vertrag geschlossen werden kann, muss mit der Finanzreferentin Rücksprache gehalten werden. Es wird eine Angebotsbestätigung (siehe Downloads) verfasst, die vom Referat und von der Finanzreferentin unterschrieben werden muss.

Grundsätzlich muss für jede Ausgabe ein schriftlicher Vertrag geschlossen werden, es sei denn es ist nach allgemeiner Verkehrsauffassung üblich, mündliche Verabredungen zu treffen. (Stichwort Nachweispflicht)

3. Rechnungslegung: Grundsätzlich muss für jede Zahlung eine Rechnung vorliegen. Ihr müsst euch also immer eine Rechnung ausstellen lassen.

4. Zahlung: Wenn alle zahlungsbegründenden Unterlagen vorliegen kann die Zahlung vorgenommen werden. Dazu gebt ihr

• die Angebotsanfrage
• das Angebot
• evl die Vergleichsangebote sowie einen Vergabevermerk
• die Angebotsbestätigung
• und die Rechnung

in der Buchhaltung bei Heike ab.

Auslagenrückerstattung

Ein Sonderfall, um Gelder aus den Töpfen zu nehmen ist die Auslagenrückerstattung. Falls es notwendig ist, dass ihr kleinere Ausgaben bar bezahlen müsst, könnt ihr diese erst einmal privat auslegen. Danach gebt ihr das Formular auf Auslagenrückerstattung in der Buchhaltung ab und bekommt das Geld überwiesen.

Unbedingt zu beachten:

• Kosten für Pfand und Tragetaschen können nicht übernommen werden
• Zahlungsbelege bei denen Rabattsysteme genutzt werden können nicht abgerechnet werden
• die Belege sind im Original beizufügen
• Thermo-Papierbelege sind zu dem als extra Kopie beizufügen

An diesen Antrag sollen dann alle Belege gehangen werden, wie Bestellung, Rechnung und der Nachweis der Bezahlung (z. B. Kassenbon oder Kontoauszug).