Raten

Der Haushaltsplan des StuRa sieht für jeden Fachschaftsrat eine Gesamtsumme vor, die in drei Raten überwiesen werden. Die Raten müsst ihr per Email oder mit einem Formular zu bestimmten Fristen selbst beantragen. Die Berechnung der Jahresgesamtsumme ist in der Studentischen Beitragsordnung geregelt.

Die Raten werden erst ausgezahlt, wenn der Kontostand unter 10% des Gesamtjahresbudgets liegt oder hohe und dringende Ausgaben anstehen (dies bitte auf der Rückseite des Antrags vermerken). Alle nicht beantragten Raten werden in den Hilfsfonds Fachschaften umgebucht.

Wichtig: Die Kopien der Ratenamnträge gehören in eure Jahresabrechnung, denn es ist der Beleg, woher die Einnahme kommt! Außerdem solltet ihr bitte immer vermerken, wo sich die Originale (in diesem Fall: beim StuRa) befinden.

Sponsoren

Für Projekte kann jeder FSR auch selbst auf Sponsorensuche gehen und Mittel von Dritten einnehmen. Wichtig ist, dass mit den Sponsoren ein Kooperationsvertrag geschlossen wird, der die Leistung des Sponsors und die Leistung des FSR enthält. Der FSR muss im Anschluss eine Rechnung scheiben.

Hilfsfonds Fachschaften

Für jedes Projekt kann der FSR einen Antrag beim StuRa stellen und Mittel aus dem Hilfsfonds Fachschaften beantragen. Häufig ist dies bei Partys oder Erstifahrten der Fall, ebenso auf BuFaTas. Wichtig ist, dass eine Kalkulation der Kosten vorliegen muss. Informationen dazu findet ihr auch unter dem Punkt Haushaltsausschuss. Bei Fahrten muss die Drittelregelung beachtet werden (FinO § 36). Ein Drittel der Gesamtausgaben der Reise müssen die Teilnehmer_innen selbst bezahlen. Zu den anderen 2/3 gibt es keine Regelung. Gängige Praxis bei Mitteln aus dem Hilfsfonds Fachschaften ist, dass FSR und StuRa sich den Fehlbedarf teilen.

Eintrittsgelder

Für Veranstaltungen kann der FSR Eintrittsgelder nehmen. Dazu muss ein Antrag auf Handkasse gestellt werden. Diese ist als Geldannahmestelle für einen bestimmten Zweck gedacht. Aus der Handkasse können aber keine Ausgaben getätigt werden. Eine Kopie des Handkassenantrags sowie die Genehmigung gehören in die Jahresabrechnung. Zusätzlich müssen die Einnahmen nachgewiesen werden (z.B. Nummerierung der Eintrittskarten, Teilnehmer_innen-Liste, Strichliste…). Finden bestimmte Veranstaltungen regelmäßig statt (z.B. Pokerabende) kann ein Antrag auf Handkasse gestellt werden, der alle Termine beinhaltet. Die Handkasse darf ein Limit von 250 Euro am Tagesende nicht überschreiten. Ist der Bargeldbestand höher, muss dringend eine Einzahlung vorgenommen werden. Eine einmalige Handkasse ist projektbezogen und kann auch über mehrere Tage genehmigt werden (z.B. wenn ihr auf Erstifahrt geht).

FSR-Shops

Vor allem naturwissenschaftsliche Fachschaftsräte betreiben Shops, in denen sie Materialien an die Studierenden verkaufen. Hierzu muss eine ständige Handkasse beantragt werden. Diese wird für ein komplettes Haushaltsjahr genehmigt und es muss ein Kassenbuch geführt werden (Einnahmen und Ausgaben). Das Limit der Kasse darf 250 Euro nicht übersteigen. Werte darüber sind nicht versichert. Bei Verlust müsst ihr die Differenz privat bezahlen. Außerdem sollte eine ständige Handkasse über Feiertage und Semesterferien geleert werden.

Überweisungen

  1. Vorbereitung: Die Vorbereitung beschränkt sich im Wesentlich auf die Angebotssuche, Vertragsgespräche o.ä.

    Besonderheiten bei Anschaffungen mit einem Nettowert von über 500 Euro: In diesem Fall werden drei Angebote benötigt. Dafür werden mind. drei gleiche Anfragen an unterschiedliche! Anbieter verschickt. Dies geschieht so rechtzeitig, dass die Anbieter auch eine Chance haben ihr Angebot abzuliefern. Wenn die Angebote vorliegen, wird eine Entscheidung getroffen. Hierbei spielt der Preis eine große Rolle, es können jedoch auch Kriterien wie: schnellere Lieferung (die benötigt wird), gute Zusammenarbeit in Vergangenheit o.ä. gelten. Angebotsvergleich, Entscheidungen + Begründung wird in einem Vergabevermerk festgehalten.

  2. Vertragsschluss: Bevor ein Vertrag geschlossen werden kann, muss der Fachschaftsrat einen entsprechenden Beschluss gefasst haben. Dies können zu verschiedenen Dingen Einzelbeschlüsse sein oder ein Haushaltsplan, der am Anfang des Haushaltsjahrs aufgestellt wird.

    Grundsätzlich muss für jede Ausgabe ein schriftlicher Vertrag geschlossen werden, es sei denn es ist nach allgemeiner Verkehrsauffassung üblich, mündliche Verabredungen zu treffen. (Stichwort Nachweispflicht)

  3. Rechnungslegung: Grundsätzlich muss für jede Zahlung eine Rechnung vorliegen.

  4. Zahlung: Wenn alle zahlungsbegründenden Unterlagen vorliegen kann die Zahlung vorgenommen werden. Zu diesem Zwecke muss der Überweisungsträger von zwei zeichnungsberechtigen unterschrieben werden. Anschließend wird der unterschriebene Überweisungsträger kopiert, das Original an die Sparkasse gegeben und die Kopie in den Abrechnungsordner geheftet werden.

  5. Nachbereitung: Wenn die Buchung auf dem Kontoauszug zu sehen ist, ist der Buchung eine Nummer zu geben. Anhand dieser Nummer kann im Kassenjournal die Buchung eingeordnet werden. Außerdem werden die Belege mit der selben Nummer versehen und in den Ordner numerisch geordnet sortiert.

Auslagenerstattung

Häufig kommt es vor, dass Mitglieder oder sonstige Personen für den FSR Gelder auslegen und etwas kaufen. Dann ist der Antrag auf Auslagenrückerstattung zu benutzen.

Unbedingt zu beachten und vor allem vor darüber belehren:

  • Kosten für Pfand und Tragetaschen können nicht übernommen werden
  • Zahlungsbelege bei denen Rabattsysteme genutzt werden können nicht abgerechnet werden
  • die Belege sind im Original beizufügen
  • Thermo-Papierbelege sind zu dem als extra Kopie beizufügen

An diesen Antrag sollen dann alle Belege gehangen werden, wie Bestellung, Rechnung und der Nachweis der Bezahlung (z. B. Kassenbon oder Kontoauszug). Schon sind alle Unterlagen beisammen und nachvollziehbar. Auf den Erstattungsantrag kann dann die Buchungsnummer geschrieben werden.

Spenden / Spendenbescheinigungen

Spenden

Grundsätzlich kann ein FSR nicht spenden, denn ihr dürft keine studentischen Gelder “verschenken”! Die einzige Möglichkeit ist, Gelder durch Dritte einzunehmen und schon im Voraus festzulegen, wofür diese Mittel ausgegeben werden.

Spendenbescheinigungen

Sofern tatsächlich Sponsoring stattfindet, erfolgt eine Gegenleistung, z.B. durch Nennung des Namens des Unternehmens, insbesondere indem z.B. das Unternehmenslogo gedruckt wird, z.B. in einem Veranstaltungsprogramm etc.; es handelt sich dann nicht um eine Spende, sondern um wirtschaftliche Tätigkeit; Spendenbescheinigungen für Sponsoring auszustellen ist nicht möglich.

Sofern es sich tatsächlich um eine - zweckfreie - Spende handelt, d.h. eine Zuwendung OHNE Gegenleistung für das Unternehmen, so sollte die Ausstellung einer Spendenbescheinigung möglich sein.

Häufig gemachte Fehler

Folgende Fehler sollten unbedingt vermieden werden!

  1. Mit einem Sponsor wird kein Kooperationsvertrag geschlossen - es ist nicht nachvollziehbar, woher das Geld kommt.
  2. Es wurde Geld im Hilfsfonds beantragt. Befinden sich die Original-Belege in der Buchhaltung, werden die Kopien für die Jahresabrechnung vergessen.
  3. Gibt es Eintrittsgelder, wird keine Handkasse beantragt.
  4. Aus der Handkasse werden direkt Ausgaben bezahlt (z.B. Gage Band/ DJ).
  5. Es gibt keine Belege über Bareinnahmen.
  6. Die Kopien der Überweisungsträger (bei Onlinebanking Screenshot) fehlen in der Jahresabrechnung.
  7. Hat ein FSR-Mitglied privat Ausgaben für den FSR getätigt, wird zur Abrechnung nicht das Formular zur Auslagenrückerstattung verwendet.