Abrechnung der Reisekosten

Für die Durchführung von Dienstreisen und Exkursionen finden die Regelungen über Reisekosten Anwendung. Während die eigentlichen Reisekostenanträge für die Fachschaftsräte meist nicht von Bedeutung sind, gibt es regelmäßig Fehler im Bereich der Erstattung von Reisekosten für die Nutzung von PKW.

Grundsätzlich gilt: Reisekosten müssen beschlossen werden. Dies geschieht gemäß § 34 FinO (in der Fassung der 3. Änderungssatzung) in analoger Anwendung, sprich sie müssen vom FSR beschlossen werden.

Erstattungsfähig sind gemäß § 34 FinO

  • Kosten der Nutzung von Öffentlichen Verkehrsmitteln (Bus, Bahn) bei Nutzung der günstigsten benutzbaren Fahrkarte
    • innerhalb Sachsens ist grundsätzlich der Nahverkehr (S-Bahn, RE, IRE, RB) zu nutzen, es sei denn es gibt triftige terminliche Gründe, die entsprechend begründet und soweit möglich belegt werden müssen
    • werden die Grenzen des Freistaates verlassen oder liegt ein triftiger terminlicher Grund vor, so ist die Nutzung des Fernverkehrs (IC, ICE, EC etc.) möglich
    • es wird in der Regel nur die 2. Wagenklasse erstattet, es sei denn der Preis der 1. Wagenklasse liegt durch Sparangebote o.ä. darunter
    • es sind alle Sparangebote oder persönlichen Ermäßigungsberechtigungen zu nutzen, wie z.B. Sparpreis 50 oder Bahncard etc.
    • sollte das Fahrtaufkommen für den Fachschaftsrat oder andere studentische Gremien so hoch sein, dass die Ersparnis durch eine Bahncard deren Anschaffungspreis deckt, so können auf gesonderten Antrag die Anschaffungskosten der Bahncard erstattet werden.
  • Fahrten mit dem privaten PKW werden unter folgenden Voraussetzungen in der jeweils beschriebenen Höhe erstattet:
    • für die Nutzung des PKW wird die zu fahrende Wegstrecke in Kilometern angesetzt
    • anschließend wird die Zahl der km mit der Kilometerpauschale multipliziert, die sich nach der Anzahl der Mitfahrenden richtet
      • 1 Person = 0,11 €
      • 2 Personen = 0,13 €
      • mehr als 2 Personen = 0,16 €
    • der darausresultierende Betrag wird aus ökologischen Erwägungen aber nur zu 55 % erstattet
    • für eine beispielhafte Fahrt von 2 Personen von Leipzig nach Berlin (Hin- und Rück je ca 150 km) würde das folgende Rechnung ergeben
      • 150 km x 2 (Hin- und Rück) = 300 km
      • 300 km x 0,13 € (da 2 Personen) = 39 €
      • 39 € x 0,55 (da nur 55 Prozent erstattet werden) = 21,45 €
      • Erstattet werden für diese Fahrt also 21,45 €
  • Fahrten mit Mietwagen werden in voller Höhe erstattet, wenn der Grund der Nutzung erkennen lässt, dass dies notwendig ist.

Drittelregelung

Für alle Fahrten eines FSR gilt die Drittelregelung laut §36 FinO. Ein Drittel der Kosten muss also von den Teilnehmer_innen selbst getragen werden. Möglich ist eine Überweisung des Teilnahmebeitags oder die Einnahme in bar (Handkassenantrag nicht vergessen!). Für die anderen zwei Drittel gibt es keine Regelung.

Wird für eine Fahrt Hilfe durch den StuRa benötigt (Hilfsfonds Fachschaften), so muss ein Projektantrag gestellt werden. Es ist gängige Praxis, dass die restlichen zwei Drittel dann zwischen FSR und StuRa geteilt werden.

Speisen und Getränke

Speisen und Getränke können in der Regel nicht von Mitteln der Studierendenschaft übernommen werden.

Werden bei einer Veranstaltung Speisen und Getränke angeboten, sollten diese gegenfinanziert werden. Dies kann durch einen Verkauf, eine Spendenkasse (Handkasse nicht vergessen!) oder durch die Finanzierung Dritter geschehen. Wichtig, gerade beim Verkauf und der Spendenkasse: Alkoholische Getränke müssen gegenfinanziert sein.

Mögliche Ausnahmen sind die finanzierung von Wasser für eine Sportveranstaltung oder Tee für eine Sitzung. Primitive Getränke (Tee oder Wasser), mit geringen Kosten (kein teures Mineralwasser und kein Luxus-Tee) zu gegebenen Anlässen! Außerdem ist es im Geschäftsverkehr ab und an üblich Speisen und Getränke zu stellen. So kann der gelegentlichen Forderung der Bewirtung von Künstler_innen statt gegeben werden.

Ebenfalls zu beachten ist, dassPfand nicht als Ausgabe zählt. Somit haftet im Verlustfall von Flaschen/Dosen nicht der FSR, sondern Privatpersonen die dafür Verantwortlich sind.

Häufig gemachte Fehler

Folgende Fehler sollten unbedingt vermieden werden!

  1. Bei Fahrten mit einem privaten PKW wird die erstattungsfähige Summe falsch berechnet.
  2. Die Drittelregelung wird vergessen oder nur für Teile der Reisekosten angewandt.
  3. Alkohol wird nicht refinanziert.