Allgemeines und Sortierung

Das Wirtschaftsjahr läuft am 31.12. ab. Ihr könnt frühestens ab dem 15.12.20XX (sofern keine Zahlungen mehr getätigt werden, sonst ab 10.01.20XX) die Jahresabrechnungen eurer Fachschaften bei der Buchhaltung (Raum S009) oder beim Finanzreferat (Raum S007) im StuRa abgeben.

Die Übernahme von Geld in das neue Haushaltsjahr kann auch zwei Arten erfolgen:

In Begründeten Fällen können FSRä eine Rücklage in Höhe von bis zu 15% des Gesamtbudgets bilden. Der_die Finanzreferent_in ist darüber in Kenntnis zu setzen. Sollten finanzwirksame Ereignisse im alten Haushaltsjahr stattgefunden bzw. begonnen haben, aber erst im nächsten Haushaltsjahr abgeschlossen werden können, so ist ein Antrag auf Kassenrest zu stellen. Die Abrechnung sollte kontinuierlich über das gesamte Jahr geführt werden und nicht erst am Ende erstellt werden. Am besten sortiert ihr die Beleg projektbezogen.

Einfache Buchhführung

Für die Nachweisführung der FSR Finanzen reicht die sogenannte einfache Buchführung, sprich die Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben. Dabei dürfen Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich nicht verrechnet werden. (Bekommt eine Person bspw. Reisekosten erstattet und muss für eine andere Veranstaltung aber noch einen Teilnahmebeitrag bezahlen, so müssen diese beiden Positionen einzeln bezahlt und dann entsprechend auch einzeln gebucht werden.) Am besten benutzt ihr für die Abrechnung die Vorlage für das Kassenjournal.

Inhalt

Zu der Jahresabrechnung gehört grob Folgendes:

  1. Einnahmen-Überschuss-Rechnung
  2. Kontojournal (siehe Vorlage)
  3. Alle Kontoauszüge (fortlaufend nach Datum sortiert)
  4. Alle Belege (Quittungen, Rechnungen, Überweisungsbelege, Ein-und Auszahlungsbelege, Verträge, Vereinbarungen, Teilnahmelisten (siehe Muster), Handkassengenehmigungen, Hilfsbelege, Anträge, Bescheide, sonstige Nachweise- sortiert und nummeriert, achtet auf Leserlichkeit, wie auch, dass sie auf Normalpapier (lange haltbar) gedruckt sind, also Quittungen auf Thermopapier bitte kopieren und mitabheften)
  5. Vermerke (jeglicher Art, welche der Nachvollziehbarkeit dienen)
  6. Inventarliste (alle langlebige Wirtschaftsgüter ab € 50,-)
  7. Beschlussprotokolle (in Form eines Haushaltsplanes oder Einzelbeschlüsse)

Inventarisierung

Für die Ermittlung des Vermögens der Student_innenschaft ist es notwendig nicht nur die Geldbestände festzuhalten, sondern auch sämtliches Sachvermögen zu erfassen. Inventarisierungspflichtig sind in der Regel nur Gegenstände, die wenigstens eins der folgenden zwei Merkmale aufweisen:

  • Langlebigkeit des Wirtschaftsguts (Faustregel: überdauert ein Haushaltsjahr), z.B. Bälle für Sportturniere, Grills für die Sommerparty, Kleinmöbel etc.
  • Wirtschaftsgut kostete in der Anschaffung mehr als 50 €, z.B. Computer, Drucker, generell Technikgegenstände

Zusätzlich ist zu beachten, dass bei Computern auch Ersatzteile inventarisiert werden sollen. Sprich baut ihr eine neue Festplatte ein, so ist das im Inventarverzeichnis entsprechend zu berücksichtigen.

Die Inventarisierung ist ein fortlaufender Prozess. Die Liste muss über das Haushaltsjahr hinweg gepflegt werden, neue Gegenstände müssen eingepflegt, alte und kaputte Gegenstände müssen vor der Entsorgung aus dem Inventar ausgesondert werden. Wenigstens einmal im Jahr muss eine Inventur durchgeführt werden. Sinnvoll ist dies zum Ende/Beginn des Haushaltjahres. Da Inventar auch Vermögen darstellt, liegt die Erfassung und Pflege des Inventars dem/der Finanzverantwortlichen. Ändert sich die Person, sollte also auch eine Inventur durchgeführt werden und die Übergabe sollte protokolliert werden (Kann auf der Inventarliste geschehen.)

Folgende Vorlage ist zu verwenden: Inventarliste

Erläuterungen zur Inventarliste:

Inventarnummer: Wird zur besseren Zuordnung des Gegenstands zur Inventarliste benötigt. Die Inventarnummer wird vom FSR vergeben und soll beginndend mit 1 fortlaufend durchnummeriert sein. Die Inventarnummer soll mithilfe eines Aufklebers an die zu inventarisierende Sache angebracht werden.

  • Anzahl: selbsterklärend
  • Gerätebezeichnung: Art des Gerätes, wenn vorhanden, Seriennummer(n) ergänzen, z.B. Monitor etc.
  • Anschaffungsdatum: möglichst genaues Datum der Anschaffung, wenn nicht mehr genau ermittelbar, bitte wenigstens Anschaffungsjahr eintragen.
  • Hersteller: Name des Herstellers
  • Gebäude/Raum: Standort des Inventars, z.B. GWZ, R. 1.4.10
  • Anschaffungskosten: Preis (brutto)
  • Bemerkungen: Platz für Besonderheiten, Ergänzungen

Ansager und Schreiber sollen zwei unterschiedliche Personen sein. Der/die Finanzverantwortliche bestätigt die Liste mit seiner/ihrer Unterschrift.

Checkliste

  • Rechnungsjahr eingehalten? (01.01.20XX – 31.12.20XX)
  • Ausgaben und Einnahmen getrennt aufgelistet?
  • Datum und Belegnummern der Ausgaben/Einnahmen vorhanden?
  • Sind die Kontoauszüge komplett? (Anhand „Auszug Nr.“ erkennbar)
  • Sind allen Buchungen auf den Auszügen Nummern zugeordnet und im Journal verzeichnet?
  • Gibt es ständige Handkassen? Wenn ja, wie hoch?
  • Wie hoch sind die Kontoführungsgebühren insgesamt? (Die Buchung „Abrechnung“ eingeschlossen)
  • Ist eine Inventarliste vorhanden? (langlebige Wirtschaftsgüter oder 50 Euro)
  • Liegen bzw. lagen alle Originalbelege vor?
  • Sind die Belege leserlich?
  • Sind sie nachvollziehbar?
  • Sind Belege aus Thermopapier kopiert?
  • Sind die Belege nummeriert und dem Journal zugeordnet?
  • Sind die Belege numerisch sortiert?
  • Sind Belege für unbare Zahlungen vorhanden? (Kopie der Überweisung)
  • Gibt es Barzahlungen? (z.B. Ein-/Auszahlungen von Handkassen)
  • Liegt für jede Zahlung eine Rechnung vor?
  • Wurden Kosten für Pfand und/oder Tragetaschen über den FSR abgerechnet?
  • Wurden Skonti genutzt?
  • Wurden Rabattsysteme genutzt? (Payback, Bahnbonus)
  • Gibt es Verträge zu Rechnungen bzw. Zahlungen? (Es müssen immer zwei FSR-Mitglieder unterzeichnen!)
  • Gibt es Rechnungen zu Verträgen? (Falls im Vertrag der Zeitpunkt der (Honorar-)Auszahlung nicht geregelt ist)
  • Teilnehmer_innenlisten von Projekten beigelegt?
  • Gibt es Beschlüsse des FSR zu finanziellen Entscheidungen und sind diese beigelegt? (Haushaltsplan, Protokolle)
  • Wurden Mahngebühren erhoben?
  • Wurden Versicherungen abgeschlossen? Wenn ja, welche?
  • Gesamtabrechnungen von Projekten (Erstifahrt, Party usw.) vorhanden?
  • Wurden die Handkassenanträge gestellt und genehmigt? (Verkauf von Tickets, Speisen; Einsammeln von Beiträgen für Fahrten, Eintritt für Partys, Geld zum Einkaufen bei Fahrten)
  • Bargeldbestand der Handkasse ab 250 Euro unverzüglich auf Konto eingezahlt?
  • Kilometerpauschale bei Auto-Fahrt-Kosten-Zuschuss verwendet?
  • Drittelregelung bei Exkursionen verwendet? (min. 33% der Kosten von Teilnehmer_innen getragen)
  • Wurde Alkohol gekauft?
  • Wurde der Alkohol durch Dritte gegenfinanziert? (Entfällt, wenn obere Frage mit Nein beantwortet.)
  • Ist die Inventarliste vollständig? (langlebige, neuerworbene Wirtschaftsgüter ab 50 Euro)
  • Wurden drei Angebote eingeholt, bei Zahlungen von über 500 Euro?
  • Ausgaben entsprechend Aufgaben der Studierendenschaft gemäß
  • § 24 SächsHSFG? Bitte notieren, bei Verstoß sowie wenn nicht erkennbar.