Projekte eines FSR

…zum Beispiel Podiusmdiskussionen, Partys, Konzerte…

Jeder FSR kann verschiedene Veranstaltungen beschließen und durchführen. Wichtig ist es, im Vorhinein einen Projektplan zu erstellen, der verschiedene Informationen beinhaltet:

  • allgemeine Infos (Name, Datum, Art, Zielgruppe, Teilnehmerzahl)
  • Finanzierungsplan, der im FSR beschlossen wurde (Einnahmen und Ausgaben)
  • Zeitplan, der beschreibt, wann was organisiert wird
  • Arbeitsplan, der beinhaltet, wer was übernimmt
  • Ablaufplan des Projekttages

Das Projekt sollte als solches auch wieder in der Jahresabrechnung zu finden sein. Alle zugehörigen Belege und Beschlüsse sollten projektbezogen sortiert sein. Denk bitte daran, dass ein externer Kassenprüfer und die Innenrevision nachvollziehen sollen, was hier passiert ist. Am Ende soll natürlich noch ein Finanzplan mit den tatsächlich ausgegebenen Finanzmitteln in die Jahresabrechnung. Für jede Einnahme und Ausgabe müssen Verträge geschlossen werden und Belege vorhanden sein! Sobald ihr Eintrittsgelder nehmt, muss ein Handkassenantrag gestellt werden. Näheres dazu findet ihr unter dem Punkt Geld einnehmen und ausgeben.

Projekte mehrerer FSRä

…zum Beispiel Podiusmdiskussionen, Partys, Konzerte…

Auch hier gelten die gleichen Regelungen wie bei Projekten eines einzelnen FSR. Zusätzlich sollte hier im Projektplan noch deutlich gemacht werden, welcher FSR welchen organisatorischen und finanziellen Teil übernimmt. Dazu müsst ihr untereinander Kooperationsvereinbarungen schließen.

Beste Lösung: Ein FSR ist federführend und schließt mit den anderen FSRä jeweils Kooperationsvereinbarungen, in denen anteilige Ausgaben bzw. die Aufteilung der Gewinne festgehalten wird. So findet sich die gesamte Abrechnung bei einem FSR (bzw. anteilig in Kopien bei den kooperierenden FSRä) wieder.

Projekte mit Förderung aus dem Hilfsfonds Fachschaften

…zum Beispiel Podiusmdiskussionen, Partys, Konzerte…

Auch hier gelten die gleichen Regelungen wie bei Projekten eines einzelnen FSR. In der Regel kann jeder FSR für alle Projekte auch Mittel aus dem Hilfsfonds Fachschaften beantragen. Hierbei sind bestimmte Fristen zu beachten. Um an die Mittel zu gelangen, muss ein Projektförderantrag gestellt werden. Weitere Hinweise findet ihr unter dem Punkt Haushaltsausschuss. Wichtig ist, dass bei der Abrechnung des Projekts in der Buchhaltung die Original-Belege abzugeben sind. Macht euch unbedingt vorher Kopien davon, denn diese gehören trotzdem in eure Jahresabrechnung mit dem Vermerk, dass die Originale beim StuRa liegen.

Eingereicht werden muss:

  • die Übersicht über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben
  • alle Vereinbarungen zu Ausgaben und Einnahmen
  • alle Rechnungen und Belege
  • die Nachweise, dass die Ausgaben tatsächlich getätigt wurden
  • eine Rechnung über die vereinbarte Summe von euch an den StuRa

Projekte mit Sponsoren

…zum Beispiel Podiumsdikussionen, Partys, Konzerte…

Auch hier gelten die gleichen Regelungen wie bei Projekten eines einzelnen FSR. Zusätzlich sollte hier im Projektplan noch deutlichen gemacht werden, welche Sponsoren es gibt. Mit jedem einzelnen Sponsor muss ein Kooperationsvertrag geschlossen werden. Im Anschluss schreibt ihr eine Rechnung an den Sponsor und bekommt das Geld überwiesen.

Projekte von Studierenden mit Förderung durch den FSR

Studierende können für ihre Projekte eine Förderung beim Fachschaftsrat beantragen. Dafür gelten die gleichen Regelungen (z.B. Fristen) wie für den Fachschaftsrat selbst.

  1. Die_der Studierende sollte das Projekt zu einer Sitzung des FSR vorstellen. Dort muss dann ein Beschluss gefasst werden, ob das Projekt gefördert wird. Die ungefähren Zahlen (Ausgaben und Einnahmen zum Projekt) sollten dann bereits feststehen. Der FSR kann eine Zweckbindung beschließen, z.B. dass ein bestimmter Teil vom Fachschaftsrat getragen wird (am besten machen sich hier Druckkosten/ Mieten).

  2. Die_der Studierende muss das Projekt spätestens drei Monate nach der Durchführung beim FSR abrechnen. Vorzulegen sind im Original:

    • die Übersicht über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben
    • alle Vereinbarungen zu Ausgaben und Einnahmen
    • alle Rechnungen und Belege
    • die Nachweise, dass die Ausgaben tatsächlich getätigt wurden
    • eine Rechnung über die vereinbarte Summe von der_vom Studierenden

    Hat der FSR eine Zweckbindung geschlossen, müssen nur die Vereinbarungen/ Rechnungen/ Nachweise zum bestimmten Zweck eingereicht werden.

  3. Die Summe kann überwiesen werden.

  4. Das Projekt ist in die Jahresabrechnung einzuordnen. Zusätzlich könnt ihr die Studierenden noch an den Haushaltsausschuss verweisen.

Häufig gemachte Fehler

Folgende Fehler sollten unbedingt vermieden werden!

  1. Es gibt keinen Projektplan.
  2. Die Projekte sind nicht als solche in der Jahresabrechnung wiederzufinden. Die Belege sind wild durcheinander.
  3. Es wird keine Übersicht über die tatsächlichen Zahlen hinzugefügt.
  4. Befinden sich die Original-Belege in der Buchhaltung, werden die Kopien für die Jahresabrechnung vergessen.
  5. Gibt es Eintrittsgelder, wird keine Handkasse beantragt.
  6. Aus der Handkasse werden direkt Ausgaben bezahlt (z.B. Gage Band/ DJ).
  7. Es werden Speisen und Getränke bezahlt.
  8. Sobald Reisekosten vorhanden sind, wird nicht der korrekte Schlüssel zur Berechnung verwendet.
  9. Es gibt keine Belege über Einnahmen der Veranstaltung.