Fachschaftsfinanzen
Allgemeines
Hier findet ihr grundsätzliche Informationen zum Umgang mit Geld der Studierendenschaft sowie die Verteilung der Mittel.
- Finanzverantwortliche*r werden
- Studentische Gelder
- Woher kommen die Gelder und wie werden sie verteilt?
Fristen
Hier findet ihr alle wichtigen Fristen und Termine.
- Raten
- Projektmittel
- Jahresabrechnung- Raten
Geld einnehmen und ausgeben
Hier findet ihr Hinweise, wie ihr als Fachschaftsrat Geld einnehmen und ausgeben könnt.
- Raten
- Sponsoren
- Hilfsfonds Fachschaften
- Eintrittsgelder
- FSR Shop
- Überweisungen
- Auslagenerstattungen
- Spenden / Spendenbescheinigungen
Leeren von Spendenboxen
Wenn ihr Spendenboxen aufstellen wollt, beachtet bitte folgendes:
- Aufstellung ist im Vorfeld beim Finanzreferat anzuzeigen
- Zeitraum der Aufstellung ist festzulegen
- Gewährleistung einer sicheren Verankerung des Spendenbehälters vor Ort
- Leerungsrhythmus ist festzulegen
- Personenkreis, der die Leerung durchführen darf, ist festzulegen
- Vorgehen beim Leeren –> zwingend: 4-Augen-Prinzip! > Öffnen > Zählen > Aufschreiben > Unterschreiben
- Belehrung im Umgang mit Bargeld durch die Finanzer*innen
Projekte
Hier findet ihr Hinweise zur Abrechnung sowie häufig gemachte Fehler
- Projekte eines FSR (z.B. BuFaTas, Weihnachtsfeier, Ersti-Fahrt, Auftaktpartys)
- Projekte mehrerer FSRä (z.B. Fakultätsfeste, Sommerfeste, Ersti-Fahrt, Auftaktpartys)
- Projekte mit Förderung aus dem Hilfsfonds Fachschaften (alle Projekte)
- Projekte mit Sponsoren (z.B. Feiern, Bälle)
- Projekte von Studierenden mit Förderung durch den FSR (z.B. Theaterprojekte, Konzerte, Ausstellungen….)
Reisen
Hier findet ihr Hinweise, welchen Reisen wie vom Fachschaftsrat übernommen werden können.
- Abrechnung der Reisekosten
- Drittelregelung
- Spreisen und Getränke
Jahresabrechnung
Hier findet ihr Hinweise und häufige Fehler zur Jahresabrechnung
- Allgemeines und Sortierung
- einfache Buchhführung
- Inhalt
- Inventarisierung
- Checkliste
FAQ
Hier findet ihr häufig gestellte Fragen der FSR. Mit den Tasten Strg + F könnt ihr nach Stichworten suchen.
Wie sollen die Belege geordnet werden?
Am besten ordnet ihr die Belege eurer Jahresabrechnung projektbezogen und nummeriert auch so. Zum Beispiel: Projekt 1 ist eine Ersti-Fahrt. Dann bekommen alle zugehörigen Belege die Nummer 1 und ihr hängt noch eine Übersicht daran, welche Buchungsnummern zum Projekt gehören. Diese müssen chronologisch geführt werden. Ihr habt dann zum Beispiel als 2. Buchung auf dem Kontoauszug die Einzahlung der Teilnahmegebühren und als 8. Buchung und die Herberge. Dann gehören zum Projekt 1 die Buchungsnummern 2 und 8.
Kann man auch einen FSR-Haushaltsplan beschließen?
Ja, kann man. Ein Haushaltsplan hat den Vorteil, dass man für wiederholte Ausgaben einen “Topf” einrichten kann, zum Beispiel “Erstifahrt” und “Weihnachtsfeier” sowie “Bürobedarf”. Ein Hauhhaltsplan funktioniert im Grunde genau, wie beim StuRa. Schaut euch den am besten mal an.
Wie erstelle ich Projektabrechnungen?
Hinweise dazu findet ihr unter Projekte.
Wie nummeriere ich Belege richtig?
Kontoauszüge werden chronologisch nummeriert, Belege projektbezogen. Zum Beispiel: Projekt 1 ist eine Ersti-Fahrt. Dann bekommen alle zugehörigen Belege die Nummer 1 und ihr hängt noch eine Übersicht daran, welche Buchungsnummern zum Projekt gehören. Diese müssen chronologisch geführt werden. Ihr habt dann zum Beispiel als 2. Buchung auf dem Kontoauszug die Einzahlung der Teilnahmegebühren und als 8. Buchung und die Herberge. Dann gehören zum Projekt 1 die Buchungsnummern 2 und 8.
Worauf muss ich bei Verträgen achten?
Am besten benutzt ihr die Vorlagen oben rechts auf dieser Seite.
Wie viel kann ich für gewisse Dinge ausgeben?
Es gibt keine Begrenzung, wie viel Geld ihr für eine Herberge oder einen DJ beschließen dürft. Denk daran, dass es angemessen und im Sinne eurer Studierenden ist.
Auf was muss ich bei der Planung von Veranstaltungen achten?
Hinweise dazu findet ihr unter Projekte.
Wann kann ich überweisen?
Hinweise dazu findet ihr unter Geld einnehmen und ausgeben.
Darf ich Kommentare auf Belege schreiben?
Gestaltet eure Abrechnungen nachvollziehbar. Ihr dürf auch auf Belege Hinweise schreiben, zum Beispiel auf Kassenbons, um den Pfand herauszurechnen etc.
Wie kann der FSR ein Projekt von Studierenden unterstützen?
Hinweise dazu findet ihr unter Projekte.
Für was kann ich Geld aus dem Hilfsfonds Fachschaften beantragen?
Für alle Projekte und Fahrten, die ein FSR plant.
Wann sollte ich mit der Erstellung der Jahresabrechnungen beginnen?
Die Jahresabrechnung sollte immer direkt nach einem Projekt vervollständigt werden. Fangt auf keinen Fall erst am Jahresende damit an.
Muss jeder Cent vom FSR beschlossen werden?
Ja, sogar eine Briefmarke muss vom FSR beschlossen werden. Sinnvoll ist es daher, am Jahresanfang zum Beispiel eine gewisse Summe für Büromaterial zu beschließen. Wichtig ist nur, dass im Auge behalten werden muss, wann diese Summe aufgebraucht ist.